真面目だけど要領が悪い人へ【仕事は「仕組み」で改善せよ】

真面目に働いてるのに、仕事がうまくいかない。

電話の取り次ぎを間違えたり、凡ミスをして上司に怒られる。「自分ってなんでこんなに要領が悪いんだろ・・」と自己嫌悪。

そう悩んでいませんか？

僕も20代前半のころ、同じことに悩んでました。

仕事ができず、まわりから「どんくさい」と言われる日々。

でも、慣れるにつれて仕事のポイントを抑えられるようになり、いまでは昔ほどミスして落ち込むことが少なくなりました。

そんな実体験をもとに、「真面目だけど要領が悪い人へ。仕事は「仕組み」で改善せよ」というテーマで解説します。

【※ 事前のおことわり】

この記事は、会社でデスクワークをしてる方にとって参考になる内容です。

真面目にがんばるだけじゃ仕事は改善できない

仕事の要領が悪くて悩んでる人がやりがちなのは、「たんに頑張ることで解決しようとする」ということ。でも、これじゃ解決しません。

たとえばお客さんから問合せの電話がかかってきて、自分が電話をとったとしましょう。

担当者が席を外してるとき、「担当がもどり次第、折り返しご連絡いたします」と伝えますよね。

電話を切ったあと、取り次ぎのために担当者が戻ってくるのを待ってると、べつの電話が。

その電話に対応してるうち、取り次ぎの件をポロッと忘れる、、

1時間後、さっきのお客さんから電話がきて、

「さっき折り返すって言われたんで待ってたんですけど、まだ電話が来ないんですけど」

というクレーム。

そんなとき真面目な人は

「つぎからは、取り次ぎを忘れないよう気をつける！」

となりがち。

でも人間、だれしも「忘れる生き物」です。

忘れないよう気をつけてたつもりが、ほかの業務が飛びこんできたときなど、つい記憶が抜け落ちてしまうもの。

もちろんミスをなくそうと努力する姿勢はすばらしいです。でも、ただ気をつけたり、頑張るだけじゃ何も変わらないんですよね。

ミスを防ぐ仕組み作りが大切！

不器用でミスばかりしてしまうなら、たんにミスしないよう必死になるんじゃなく、「ミスしない仕組み」を作ることが大切です。

ようは「ミスが物理的に起きない体制」を整えることです。

以下で具体的にいくつかご紹介しますね。

① 電話は必ずメモる

たとえばさっきの「お客さんからの問い合わせの電話」の例です。

席を外してる担当者が戻るのを待ってるときに、べつの電話がきて、その対応に意識を奪われる。そのせいで取り次ぐのを忘れるとクレームが起きてしまいます。

そうならないよう、電話があった旨を紙にメモし、自分のデスクに置いときましょう。

そうすれば、べつの用件で忙しくて担当者に伝え忘れてたときも、そのメモを見れば「あそうだ！さっきの電話の件、担当の鈴木さんに伝えるんだった」と思い出して伝えられますよね。

「なかには簡単な要件もあるし、いちいちメモらなくてもいいんじゃないの？」と思う人もいるかもしれません。

でも、つねにいろんな案件が飛びこんでくる仕事の現場では、電話があった旨をポロッと忘れることもあり得ます。

ちなみに電話応対がやりやすくなる方法について、以下の記事でまとめてます。よかったらぜひ。

② 重要案件は赤ペンでメモ

その日やるべき重要な案件があっても、忙しくてワタワタしてるとき、つい忘れることがあります。

たとえば・・

株式会社○○の田中さんと、16時からZOOMで打ち合わせ

の予定が、業務が立て込んでて忘れ、田中さんに迷惑がかかる。

重要な案件は忘れないよう赤ペンで書き、自分のデスクの見える位置に貼っておきましょう。

「株式会社○○　田中さん　ZOOM打ち合わせ　16時～」

↑こんなかんじに。

信号機の色にもあるように、赤は「注意喚起」の色。目につきやすいので、つねに視界に入ります。

③ 他人に確認してもらう

僕を含め、要領が悪い人は、たまに不注意。
自分がやった仕事の抜け漏れに気づかないことがあります。

ひととおり仕事をやり終えたら、内容に問題がないか、ほかの人にもチェックしてもらいましょう。ミスをかぎりなく減らせます。

たとえば僕はいま会社の広告担当として働いてますが、広告物の制作を業者に外注してます。

(会社パンフレット、CM動画、WEBバナーなど)

納品前にかならず完成品のデータをチェックさせてもらうんですが、

など、たまに修正点が見つかります。

それをすべて自分一人で見つけようとしても、どこかで見落としがあるもの。

なので上司や他部署の人など、毎回ほかの人に頼んでダブルチェックしてます。

「要領が悪い」を改善する仕組み作り

① デスクに余計なモノを置かない

など、あまり使ってないモノが自分のデスクに置いてありませんか？

そういう状態だと、仕事中つねにそのモノが視界に入ります。集中力が奪われ、仕事の要領が悪くなる一因になります。

デスクのモノを片付け、すっきりさせましょう。

ハサミやホチキスなど、たまに使う程度のものは、引き出しにしまってください。

デスクはキッチンのようなもの

使わないピーラーや食器がキッチンにごちゃごちゃ置いてあると、料理の邪魔になりますよね。

デスクもそれと同じと考えればわかりやすいかと。

② TODOリストをデスクに置く

真面目だけど要領が悪い人は、よく「仕事の優先順位をつけれてない」と言われます。

その日やるべき仕事は何か。
どれから手をつければいいか。

↑こういうのを自分で把握できてないことも。

そうならないよう、その日やる仕事が書かれた「TODOリスト」を用意しましょう。

そのリストに、優先でやるものから番号を振っていくんです。

↑こうすれば、その日どの仕事からやればいいか一目でわかりますよね。

ちなみにTODOのアプリとかもありますが、使うのはおすすめしません。紙で書いたほうがいいです。

理由は以下のとおり

まぁアナログなやり方ではありますが、こういうときに紙は便利です。

③ 辞書登録を使い倒す

デスクワークしてる人なら、パソコンでメールやチャットの文章を書く機会がよくありますよね。

なかでも、頻繁につかう言葉があるかと思います。

たとえば以下の言葉

こういった言葉を毎回イチから入力してるなら、改善の余地あり。毎回書いてると時間がかかり、仕事の遅れにつながります。

パソコンの「辞書登録機能」を使いましょう。

MacもWindowsもそうですが、辞書登録しておけば、ほんの数文字を入力するだけで長い文章に変換できます。

以下のとおり

一気に時短できてラクになります！

ほかにも、「必要なときにすぐ取り出したい情報」を辞書登録しておくのもアリ。いちいち調べる手間が省けて便利です。

たとえば・・

上記のとおり。

まとめ：真面目な人こそ仕組みで仕事を楽に！

今回は、「真面目だけど要領が悪い人へ。仕事は「仕組み」で改善せよ」というテーマで解説しました。

仕事がうまくいかないとき、ただ頑張ったり気をつけたりするだけじゃ改善しません。

そうじゃなく、「ミスが起きない仕組み」「業務効率がよくなる仕組み」を作ること。そうすれば仕事がやりやすくなりますよ。